Het is de dinsdag voor kerst. Bij de slager hangt de bestellijst voor de gourmetschotels vol en moeten de rollades nog gebonden. Bij de bakker staan de kerststollen en de banketstaven op de planning. Om half zes 's ochtends gaat je telefoon, en je vaste kracht is ziek.
Ik ben Leo Coremans, accountmanager bij Mercurius voor versbedrijven in Noord-Holland en Friesland. In december hoor ik dit verhaal elk jaar weer. In de drukste weken is er geen ruimte voor uitval. Toch gebeurt het, juist dan. Mensen werken lange dagen en de griep doet zijn ronde. Wat doe je dan, die eerste week?
Dag één: eerst melden, dan de puzzel
De verleiding is groot om eerst het rooster op te lossen. Doe dat ook, maar meld eerst je medewerker ziek in het portaal. Dat kost een paar klikken. De ziekmelding gaat dan automatisch naar de arbodienst.
Waarom eerst? Omdat de periode van je eigen risico pas gaat lopen op het moment dat je meldt. Wacht je tot na de feestdagen omdat het vast maar een griepje is, dan draag je die dagen zelf. Op dag één weet je het gewoon niet. En met de bekende griepgolven kan je personeel ook langer geveld zijn dan je denkt.
Het rooster: wie vangt wat op?
Daarna komt de puzzel. Wie kan een paar uur extra draaien? Kan een oud-medewerker of een bijbaner bijspringen? Wat kan er vooruit gewerkt worden, en wat schuift door naar na de kerst?
Een paar dingen die ik ondernemers in deze situatie vaak zie doen:
- De bestellingen die al vastliggen voorrang geven en tijdelijk geen nieuwe meer aannemen voor de drukste dagen.
- Werk dat klaargezet kan worden, zoals vacumeren, inpakken of etiketteren, door een minder ervaren kracht laten doen.
- Een familielid of oud-collega vragen die de toonbank kent.
- Eerlijk zijn tegen klanten als iets later klaar is. De meeste klanten snappen het.
Die vervanging betaal je zelf, die valt buiten je verzuimverzekering. Het loon van je zieke medewerker valt er wel onder, na je eigen risico.
Houd contact, ook als je het druk hebt
In de drukte schiet het er makkelijk bij in: even bellen met je zieke medewerker. Doe het toch. Je hoeft niet te vragen wat hij heeft, dat mag je eigenlijk ook niet. Vraag hoe het gaat en vertel dat het werk opgevangen wordt.
Een medewerker die zich schuldig voelt omdat hij er in de drukste week niet is, kan dat goed gebruiken. En jij weet daarna beter waar je aan toe bent.
Mijn tip: spreek af wanneer je weer belt. Dan hoeft je medewerker niet te wachten op een telefoontje dat in de drukte niet komt. En jij hoeft het niet te onthouden tussen de bestellingen door. Zet het gewoon in je agenda.
Wordt het langer? Dan begint het traject
Is je medewerker na de feestdagen nog niet terug, dan zie je de stappen van de Wet verbetering poortwachter op je afkomen. De bedrijfsarts maakt uiterlijk in week 6 een probleemanalyse. Uiterlijk in week 8 maken jullie samen een plan van aanpak. Een casemanager houdt de regie. Hoe dat traject verder loopt, lees je in ziekmelding en re-integratie van dag één tot jaar twee.
Klinkt als veel werk in een maand waarin je al geen tijd hebt. Daarom is het fijn als iemand het voor je bijhoudt. Bel of app je accountmanager, en die schakelt met de arbodienst en de casemanager.
Wat je nu al kunt doen
December is nog maar net begonnen. Een paar dingen die je nu al kunt regelen, zodat een ziekmelding je minder overvalt:
- Check of je inlog voor het verzuimportaal werkt en of je personeelslijst klopt.
- Zet het nummer van je accountmanager in je telefoon.
- Spreek met je team af wie wat overneemt als er iemand uitvalt.
- Leg je verzuimpolis naast je cao, zodat je weet waar je staat.
Dat laatste punt is geen klus voor de kerstweek. Wel een goed voornemen. Veel verzuimpolissen worden per 1 januari verlengd. Wil je weten of de jouwe op je cao aansluit, dan kijk ik graag met je mee, ook in de week tussen kerst en oud en nieuw.
Als je belt, is er meestal iets aan de hand. Dan wil je dat er iemand opneemt. Bij Mercurius neemt er iemand op.
Alles over ziekmelding, de cao en je verzekering lees je in het overzicht over de verzuimverzekering voor versspecialisten. En voor nu: veel succes met de kerstdrukte.